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Primeros pasos

Antes de crear tu primera cotización, conviene dejar lista la información de tu empresa. Todo lo que configures aquí aparece automáticamente en cada documento que envíes.

1. Crea tu cuenta desde Registrarse. La primera cuenta de una empresa queda como administrador.
2. Ve a Configuraciones y llena los datos de tu empresa: nombre, logo, representante, correo y teléfono.
3. Sube tu logo. Es el que verán tus clientes en la cotización, en el reporte y en la vista previa cuando compartas el enlace por WhatsApp.
4. Configura tus impuestos en la pestaña de cotizaciones: el IVA viene al 16% y puedes activar la retención de ISR cuando la necesites.
5. Da de alta a tu primer cliente y ya puedes cotizar.

Inicio

La pantalla de resumen. Te dice cómo va el negocio sin que tengas que entrar a cada módulo.

Muestra los indicadores del periodo que elijas: cotizaciones emitidas, cuántas fueron aceptadas, montos y la gráfica de comportamiento. Cambia el periodo con los botones de la parte superior.

Abajo tienes accesos rápidos para crear un cliente o saltar directo a cotizaciones sin pasar por el menú.

Cotizaciones

El corazón del sistema. Aquí creas la propuesta, se la mandas al cliente y das seguimiento hasta que la acepta.

Crear una cotización

1. Pulsa Nueva cotización. Se abre el editor en una pestaña dentro del panel.
2. Elige el cliente. Si aún no existe, puedes darlo de alta sin salir del editor.
3. Agrega los conceptos con su cantidad y precio. El subtotal se calcula solo.
4. Ajusta impuestos, descuento y vigencia según el caso.
5. Escribe notas y condiciones si aplica, y guarda.

Impuestos y retenciones

• IVA: 16% por defecto, configurable desde Configuraciones.
• Retención de ISR: se activa con un interruptor y aplica el 1.25% sobre el subtotal. Se resta del total.
• Descuento: puede ser un monto fijo o un porcentaje.

Enviar al cliente

Tienes tres caminos, y puedes usar los tres para la misma cotización:

• Por correo: el sistema manda un mensaje con tu nombre y un botón hacia la cotización. Puedes editar el asunto y el cuerpo antes de enviar.
• Por enlace: copias la liga y la mandas por donde quieras. Al pegarla en WhatsApp aparece la vista previa con tu logo, el título y el total.
• En PDF: se genera en el servidor y se descarga.

Qué ve y qué puede hacer el cliente

Abre la cotización en el navegador sin registrarse ni instalar nada. Puede revisarla, descargarla en PDF, y aceptarla o rechazarla desde ahí mismo. También puede dejarte un comentario, que te llega al panel.

Estados y seguimiento

Una cotización pasa por pendiente, aceptada o rechazada. El estado cambia solo cuando el cliente responde, pero también puedes cambiarlo a mano desde la lista si cerraste el trato por teléfono.

Usa las etiquetas para agrupar cotizaciones por obra, zona o lo que te sirva, y los filtros para encontrarlas después.

Clientes

Tu directorio. Cada cliente guarda sus datos fiscales, sus direcciones y el historial de lo que has trabajado con él.

Dar de alta

Captura nombre, contacto y, si vas a facturar, los datos fiscales. El correo es importante: es al que llegan las cotizaciones y los recordatorios de cita.

Varias direcciones

Un cliente puede tener más de una ubicación —casa, oficina, la obra— y cada una se puede marcar en el mapa. Al agendar un trabajo eliges a cuál va el técnico.

Mapa

La vista de mapa te muestra a todos tus clientes ubicados geográficamente. Sirve para agrupar visitas por zona y no cruzar la ciudad dos veces el mismo día.

Notas de seguimiento

Cada cliente tiene una bitácora donde anotas llamadas, acuerdos o pendientes. Queda con fecha, para que no dependas de la memoria.

Agenda

El calendario de trabajos y visitas, con recordatorio automático por correo.

Agendar

1. Pulsa el día en el calendario o el botón de nuevo evento.
2. Elige si es un trabajo con cliente o un pendiente interno del equipo.
3. Si es con cliente, selecciónalo y sus datos se llenan solos.
4. Define fecha, hora de inicio y de fin, y describe el trabajo.

Avisar a más personas

En correos adicionales puedes poner a quien más quieras notificar: el supervisor, el técnico, el contacto de la obra. Separa las direcciones con comas. El campo te va sugiriendo correos que ya usaste antes o que están en tu directorio de clientes.

Estados

Un evento se puede marcar como completado o cancelado conforme avanza el día, y el calendario lo refleja con color.

Trabajos y reportes de instalación

La evidencia de lo que hiciste: un reporte con fotos que el cliente puede ver en línea. Sirve como respaldo del trabajo entregado.

Tipos de servicio

El reporte se clasifica en paneles solares, instalación eléctrica, trabajos eléctricos, instalación de climas, mantenimiento de climas o impermeabilización.

Crear el reporte

1. Abre un nuevo reporte y elige el cliente y el tipo de servicio.
2. Si viene de una cotización aceptada, vincúlala: los datos se llenan solos y ambos documentos quedan enlazados.
3. Registra técnico responsable y fecha del servicio.
4. Arma el reporte por secciones, describiendo lo realizado.
5. Agrega fotos. Puedes subirlas del dispositivo o importarlas desde Google Fotos.

Publicar y compartir

Mientras trabajas, el reporte está en borrador y nadie de fuera puede verlo. Cuando lo publicas queda disponible en su enlace público, con tu logo y tus datos.

Al compartirlo, el cliente ve el reporte completo con la galería de fotos, y puede navegarlas con el dedo desde el celular.

Pagos y abonos

Para cobros en parcialidades, que es lo normal en obra.

Registrar un abono

Desde la cotización abres el registro de pagos y capturas el monto recibido. Puedes hacerlo tantas veces como abonos haya. El sistema lleva la cuenta de lo pagado y lo que falta, y lo muestra con un indicador de avance.

Desglosar en qué se fue el dinero

Al registrar un pago puedes separarlo en materiales, mano de obra, pago a trabajadores y fletes. No es obligatorio, pero si lo capturas, la vista de Reportes te puede decir cuánto ganaste realmente en cada trabajo.

Trabajadores

Si das de alta tu catálogo de trabajadores en Configuraciones, al repartir el pago los eliges de una lista en vez de escribir el nombre cada vez.

Reportes

El análisis del negocio: no cuánto cotizaste, sino cuánto te quedó.

Cruza lo cobrado contra lo que registraste como costos para mostrarte el margen real por trabajo y en el periodo. Ahí se ve qué tipo de servicio te deja y cuál te está costando más de lo que creías.

Equipo

Solo visible para administradores.

Desde aquí das de alta a tus vendedores. Reciben su acceso y trabajan sobre la información de la misma empresa: los clientes y las cotizaciones son compartidos.

Roles

• Administrador: ve todo, configura la empresa y gestiona al equipo.
• Vendedor: trabaja con clientes, cotizaciones, agenda y reportes, pero no administra la empresa ni da de alta usuarios.

Configuraciones

Lo que se configura una vez y se refleja en todos tus documentos.

Empresa

Nombre, logo, representante y datos de contacto. Aparecen en cotizaciones, reportes y en la vista previa al compartir enlaces.

Datos bancarios

Se muestran al cliente en la cotización para que sepa a dónde depositar. Hay un botón para copiarlos de un toque.

Cotizaciones

Valores que vienen por defecto en cada cotización nueva: impuestos, vigencia, condiciones y notas. Ahorra escribir lo mismo cada vez.

Correo

Configura desde qué cuenta salen los mensajes a tus clientes. Puedes definir el nombre del remitente y una dirección en copia oculta para llevar registro de todo lo enviado.

Trabajadores

El catálogo de tu personal, para repartir pagos sin volver a teclear nombres.

Problemas comunes

Lo que más se pregunta, con la causa probable.